Cài đặt và mở lần đầu
VanBanCheck cài cho riêng tài khoản Windows đang dùng, không cần quyền quản trị. Bộ cài mang sẵn mọi thứ App cần, nên máy không nối mạng cũng cài được.
- Lấy bộ càiTải ở trang Tải về. Máy không nối mạng thì tải ở máy khác rồi chép sang bằng USB.
- CàiBấm đúp bộ cài, đọc thông báo và chờ cài xong.
- Mở AppMở VanBanCheck từ menu Start.
- Chọn dùng thử hoặc kích hoạtLần đầu mở, chọn «Dùng thử 7 ngày», hoặc kích hoạt bằng khóa sản phẩm đã mua (xem hướng dẫn kích hoạt).
Cần Windows 10 hoặc 11 bản 64-bit. Word không bắt buộc để kiểm tra tệp .docx; add-in và việc xuất PDF nội dung văn bản cần Word cài trên máy.
Cập nhật và quay lại bản trước
Chạy bộ cài của phiên bản mới. App giữ lại phiên bản trước; nếu bản mới có vấn đề, vào «Cài đặt» › «Giới thiệu» › «Quay lại bản trước…».
Gỡ cài đặt
Gỡ VanBanCheck trong phần Ứng dụng của Windows. Trình gỡ hỏi bạn có định dùng VanBanCheck trên máy khác không; chọn «Có» thì bản quyền được trả để chuyển sang máy mới.
Mở tài liệu, chọn hệ kiểm tra và loại văn bản
- Ở «Trang chính», bấm «Mở tài liệu…» (Ctrl + O), hoặc kéo thả tệp .docx vào cửa sổ.
- Tài liệu hiện ở trang «Tài liệu» với trạng thái «Chưa kiểm tra». Mở tài liệu không tự kiểm tra và không đổi tệp gốc.
- Xem khối «Hệ kiểm tra và loại văn bản» bên phải. Có thể để «Theo văn bản» để App nhận từ văn bản, hoặc chủ động chọn.
Có bốn hệ kiểm tra, mỗi hệ theo quy định riêng:
| Hệ kiểm tra | Căn cứ |
|---|---|
| Nhà nước | Nghị định 30/2020/NĐ-CP |
| Bộ Quốc phòng | Thông tư 68/2023/TT-BQP |
| Đảng | Hướng dẫn 05-HD/VPTW |
| Đoàn | Hướng dẫn 29-HD/TWĐTN-VP |
Khi trang văn bản có dấu hiệu khác hệ đang chọn, App hỏi «Cần xác nhận»; chọn đúng hệ rồi bấm «Xác nhận Hệ kiểm tra». App không đoán thay bạn khi chưa chắc.
Nếu chưa xác định được loại văn bản, App liệt kê các loại kèm mức hỗ trợ và không chọn sẵn loại nào. Cặp hệ và loại chưa có bộ quy tắc thì hiện «Không kiểm tra được» kèm lý do.
Tệp .doc của Word cũ
Mở tệp .doc thì App nhờ Word trên máy đọc tệp và tạo một tệp .docx mới cạnh đó; tệp .doc giữ nguyên. Máy không có Word thì mở tệp bằng Word ở máy khác và lưu thành .docx.
Một tệp chứa nhiều văn bản
App hiện các phần mở đầu tìm thấy và hỏi: «Đây là nhiều văn bản riêng» (không kiểm tra, vì App không tự tách tệp) hoặc «Kiểm tra cả tệp như một văn bản» (khi phần sau là mẫu, dự thảo hay tài liệu kèm theo).
Kiểm tra và đọc kết quả
Bấm «Kiểm tra tài liệu» (Ctrl + R). Xong, trạng thái chuyển thành «Đã kiểm tra» kèm giờ, và khung bên phải hiện danh sách vấn đề. Mỗi vấn đề có đúng một mức độ:
| Mức | Ý nghĩa |
|---|---|
| Lỗi | Không đúng yêu cầu của quy định. Nhiều lỗi định dạng sửa an toàn được. |
| Cảnh báo | Có thể sai, hoặc chưa nhất quán giữa các phần; bạn xem rồi quyết định. |
| Gợi ý | Nên sửa để văn bản gọn và sạch hơn, ví dụ đoạn trống liên tiếp. |
| Chưa thể kiểm tra | Vị trí không đủ căn cứ để kiểm tra, ví dụ hộp văn bản, đầu trang, chân trang, đoạn dùng phông mã cũ. App ghi số lượng các vị trí này. |
Chọn một vấn đề: bản xem trước cuộn tới và tô đúng các ký tự liên quan. Phần chi tiết ghi «Thành phần», «Vị trí», «HIỆN TẠI», «YÊU CẦU» và căn cứ. Dùng phím F8 / Shift + F8 để đi qua từng vấn đề; bấm vào vùng được tô trên trang cũng chọn đúng vấn đề đó.
«Kết quả cũ» là kết quả của lần kiểm tra trước, chưa phản ánh thay đổi sau đó. Chỉ «Kiểm tra lại» mới tạo kết quả mới.
Sửa, kiểm tra lại và lưu thành tệp mới
Tệp gốc không bao giờ bị ghi đè. Mọi lần sửa chỉ đổi bản làm việc trong bộ nhớ; chỉ «Lưu thành…» mới ghi ra đĩa, vào tệp do bạn chọn.
- Sửa từng vấn đềVới chỗ sửa an toàn (thường là định dạng), bấm «Sửa». Với chỗ đổi chữ, bấm «Sửa văn bản…»: hộp xác nhận cho xem «Hiện tại» và «Sau khi sửa».
- Hoặc sửa tất cả lỗi an toànNút «Sửa tất cả lỗi an toàn» ở đầu trang sửa mọi chỗ sửa an toàn được trong tài liệu đang mở.
- Bỏ qua, hoàn tác«Bỏ qua» đánh dấu vấn đề mà không sửa. «Hoàn tác» (Ctrl + Z) hủy từng bước sửa hoặc bỏ qua.
- Kiểm tra lạiBấm «Kiểm tra lại» (Ctrl + R). App không tự kiểm tra lại; trước đó kết quả trên màn hình là «Kết quả cũ».
- Lưu thành…Chọn nơi lưu và tên tệp mới. Chọn đúng tệp gốc làm nơi lưu thì luôn bị từ chối.
Chính tả và Từ điển cá nhân
VanBanCheck kiểm tra chính tả tiếng Việt ngay trên máy. Vấn đề chính tả nằm trong phân loại «Chính tả».
- Từ viết sai có cách sửa có căn cứ (ví dụ “sát nhập” → “sáp nhập”) là Lỗi; bấm «Sửa văn bản…» để xem và xác nhận.
- Từ có thể viết sai là Cảnh báo; App không đề nghị sửa tự động.
- «Bỏ qua tất cả trong tài liệu» bỏ qua mọi chỗ cùng từ đó trong tài liệu đang mở.
- «Thêm vào Từ điển cá nhân»: từ đó không còn bị đánh dấu. Quản lý từ đã thêm ở «Cài đặt» › «Từ điển cá nhân».
Đoạn dùng phông chữ mã cũ (ví dụ TCVN3) không được kiểm tra chính tả. Dùng «Chuyển phông cũ» để đổi sang Unicode trước.
Kiểm tra hàng loạt
Kiểm tra nhiều tệp .docx lần lượt, theo cùng một hệ kiểm tra. Kiểm tra hàng loạt chỉ đọc tệp, không sửa tệp gốc nào. Tính năng này cần bản quyền đã mua.
- Bấm «Kiểm tra hàng loạt» ở thanh bên trái.
- Bấm «Thêm tài liệu…», hoặc «Thêm thư mục…» (đánh dấu «Bao gồm thư mục con» nếu cần). Tệp trùng được bỏ qua.
- Chọn «Hệ kiểm tra» chung cho cả lượt, rồi bấm «Kiểm tra hàng loạt». Muốn dừng thì bấm «Dừng kiểm tra»; tệp đang kiểm tra sẽ hoàn tất.
- Xem kết quả từng tệp. Tệp cần chọn loại văn bản hiện «Cần xác nhận»; bấm «Chọn loại và kiểm…».
«Sửa an toàn hàng loạt…» là bước riêng: chỉ tạo tệp mới cạnh tệp gốc, không ghi đè.
Báo cáo PDF
Sau khi kiểm tra, bấm «Xuất báo cáo PDF…». App gợi ý tên <tên tệp>_baocao.pdf. Báo cáo gồm thông tin tệp, thời điểm kiểm tra, hệ kiểm tra, loại văn bản, phiên bản dữ liệu kiểm tra, phần tóm tắt, danh sách vấn đề kèm căn cứ, và phần «Vị trí chưa thể kiểm tra».
Xuất báo cáo không đổi tài liệu và không đổi kết quả. Nếu bạn đã sửa sau lần kiểm tra, báo cáo ghi rõ điều đó.
Làm việc trong Word
- Lưu tài liệu và đóng mọi cửa sổ Word.
- Trong App, mở «Cài vào Word». Mỗi dòng là một bản Word trên máy, kèm trạng thái. Bấm «Cài» ở dòng «Chưa cài».
- Mở lại Word: thẻ VanBanCheck có trên Ribbon. Bấm «Kiểm tra» để mở khung VanBanCheck bên phải.
Trong khung VanBanCheck: đi tới từng vấn đề, sửa từng lỗi hoặc «Sửa tất cả lỗi an toàn», rồi «Kiểm tra lại». Các công cụ «Đổi kiểu dấu…», «Đánh số trang…», «Số tiền bằng chữ…» đều có xem trước; mỗi lần ghi là một bước hoàn tác của Word.
Bản Word hỗ trợ: Word 2016, 2019, 2021, 2024 và Microsoft 365 cài trên Windows 10, 11, cả 32-bit và 64-bit. Word 2010 và 2013 vẫn dùng được; chức năng nào chưa chạy trên bản cũ sẽ tự tắt và ghi rõ lý do. Chưa dùng được với Word trên web và Word cho Mac.
Nếu App báo add-in «Bị chính sách chặn», hãy liên hệ bộ phận tin học của đơn vị; App không thay đổi chính sách bảo mật của máy.
Dữ liệu kiểm tra
Dữ liệu kiểm tra (quy tắc và từ điển) đi kèm App và được ký số. Khi quy định thay đổi, bên bán phát hành gói dữ liệu mới. Nhập bằng «Nhập gói dữ liệu…», rồi bấm «Cài đặt gói đã xác minh». App không tự tải dữ liệu qua Internet.
Dùng không cần Internet
VanBanCheck làm việc trên máy không có Internet. Kết nối mạng duy nhất của App là tới máy chủ bản quyền VanBanCheck, chỉ để kích hoạt và xác nhận bản quyền. App không bao giờ gửi nội dung văn bản.
- Tài liệu được xử lý ngay trên máy: mở, kiểm tra, sửa, «Lưu thành…», chính tả, Lịch sử, báo cáo PDF, kiểm tra hàng loạt, chuyển mã, mẫu văn bản.
- Cài đặt và gỡ cài đặt không cần mạng.
- Dùng thử 7 ngày không cần email, không cần mạng.
- Muốn có dữ liệu kiểm tra hoặc phiên bản mới, nhập gói dữ liệu hoặc chạy bộ cài của phiên bản đó.
Máy không nối mạng vẫn kích hoạt được bằng tệp; xem kích hoạt bằng tệp.
Phím tắt
Trong App, bấm Ctrl + / để mở bảng phím tắt. Phím cũng ghi trên chú giải của từng nút và trong menu.
Kiến thức thể thức
Các bài tra cứu quy định thể thức, viết từ Nghị định 30/2020/NĐ-CP và các hướng dẫn của Đảng, Đoàn, Bộ Quốc phòng. Đọc khi soạn thảo, hoặc khi muốn hiểu vì sao VanBanCheck báo một lỗi.