Mười lỗi này đều nằm trong những gì bộ kiểm tra của VanBanCheck soát. Bảng dưới tóm tắt quy định đúng; từng mục sau đó nói cách nhận ra lỗi và cách sửa.
| Lỗi | Quy định đúng |
|---|---|
| Khổ giấy, lề trang | A4; lề trên, dưới 20–25 mm; trái 30–35 mm; phải 15–20 mm |
| Phông chữ | Times New Roman, bộ mã Unicode, màu đen |
| Quốc hiệu, Tiêu ngữ | Quốc hiệu in hoa, cỡ 12–13, đậm; Tiêu ngữ cỡ 13–14, đậm, gạch nối «-» |
| Tên cơ quan ban hành | In hoa, cỡ 12–13, đứng, đậm |
| Số, ký hiệu | «Số: 05/BNV-VP»; cỡ 13, đứng |
| Địa danh, ngày tháng | In thường, cỡ 13–14, nghiêng |
| Trích yếu công văn | Sau «V/v», in thường, cỡ 12–13, đứng |
| Phần nội dung | Cỡ 13–14, đứng, căn đều; lùi đầu dòng 1 cm hoặc 1,27 cm; giãn dòng đơn đến 1,5 dòng |
| Nơi nhận | «Nơi nhận:» cỡ 12, nghiêng, đậm; danh sách cỡ 11, đứng |
| Dấu cách, đoạn trống | Một dấu cách giữa hai từ; khoảng cách đoạn đặt bằng định dạng, không bằng đoạn trống |
1. Khổ giấy, lề trang sai
- Dấu hiệu
- Văn bản để khổ Letter thay vì A4; lề trái bị thu hẹp, chẳng hạn còn 20 mm, cho chữ vừa trang; lề dưới quá sát mép giấy.
- Quy định đúng
- Khổ A4 (210 mm × 297 mm), trình bày theo chiều dài. Lề trên, lề dưới 20–25 mm; lề trái 30–35 mm; lề phải 15–20 mm.
- Sửa trong Word
-
- Thẻ Layout › Size › chọn A4.
- Layout › Margins › Custom Margins…
- Gõ Top «2 cm», Bottom «2 cm», Left «3 cm», Right «2 cm» (hoặc giá trị khác trong khoảng cho phép), chọn Apply to: Whole document rồi bấm OK.
Trong VanBanCheck: báo «Lỗi» kèm số đo hiện tại. Khổ giấy và lề sửa an toàn được; hướng giấy bạn đã chọn được giữ nguyên, vì trang ngang là lựa chọn hợp lệ cho trang có bảng rộng.
2. Không dùng Times New Roman, hoặc còn phông mã cũ
- Dấu hiệu
- Có đoạn mang phông khác, thường là đoạn dán từ tài liệu khác. Văn bản cũ gõ bằng bảng mã TCVN3 hay VNI hiện ra ký tự lạ trên máy không cài đúng phông.
- Quy định đúng
- Phông Times New Roman, bộ mã Unicode theo TCVN 6909:2001, màu đen.
- Sửa trong Word
-
- Bấm Ctrl + A để chọn cả văn bản, gõ «Times New Roman» vào ô Font ở thẻ Home rồi bấm Enter.
- Chữ ở đầu trang, chân trang và trong hộp văn bản không nằm trong vùng chọn đó: mở từng chỗ và đổi riêng.
- Với chữ gõ bằng bảng mã cũ, đổi phông không làm chữ đúng lại. Hãy chuyển mã sang Unicode trước, ví dụ bằng công cụ chuyển phông cũ của VanBanCheck.
Trong VanBanCheck: đoạn không dùng Times New Roman là «Lỗi», sửa an toàn được. Đoạn dùng phông mã cũ cũng là «Lỗi»; công cụ chuyển phông cũ tạo một tệp mới tên <tên tệp>_unicode.docx cạnh tệp gốc, tệp gốc giữ nguyên.
3. Quốc hiệu, Tiêu ngữ sai cỡ chữ hoặc kiểu chữ
- Dấu hiệu
- Tiêu ngữ cỡ 12, hoặc không in đậm; Tiêu ngữ viết hoa toàn bộ; dấu gạch trong Tiêu ngữ là gạch dài «–» thay cho gạch nối «-».
- Quy định đúng
- Quốc hiệu in hoa, cỡ 12–13, đứng, đậm, ở trên cùng bên phải trang đầu. Tiêu ngữ in thường, cỡ 13–14, đứng, đậm, canh giữa dưới Quốc hiệu; chữ cái đầu của mỗi cụm từ viết hoa, giữa các cụm từ có gạch nối và có cách chữ: «Độc lập - Tự do - Hạnh phúc». Dưới Tiêu ngữ có đường kẻ ngang, nét liền, dài bằng dòng chữ.
- Sửa trong Word
-
- Chọn dòng, đặt cỡ chữ ở ô Font Size (thẻ Home); bấm Ctrl + B nếu chữ chưa đậm.
- Tiêu ngữ đang viết hoa toàn bộ: gõ lại cho đúng. Nếu gõ chữ thường mà vẫn hiện chữ hoa, mở hộp Font (Ctrl + D) và bỏ đánh dấu «All caps».
- Dấu gạch dài: xóa đi rồi gõ lại «-». Nếu Word tự đổi thành gạch dài, bấm Ctrl + Z ngay sau đó để giữ gạch nối.
Trong VanBanCheck: cỡ chữ và in đậm sửa an toàn được. Tiêu ngữ viết hoa toàn bộ và dấu gạch dài thì App chỉ ra đúng chỗ để bạn sửa.
4. Tên cơ quan ban hành không in đậm
- Dấu hiệu
- Tên cơ quan chủ quản và tên cơ quan ban hành trình bày giống hệt nhau, không dòng nào in đậm, nên khó nhận ra đâu là cơ quan ban hành.
- Quy định đúng
- Tên cơ quan ban hành in hoa, cỡ 12–13, đứng, đậm, canh giữa dưới tên cơ quan chủ quản; dưới có đường kẻ ngang, nét liền, dài 1/3 đến 1/2 dòng chữ. Tên cơ quan chủ quản in hoa, cỡ 12–13, đứng.
- Sửa trong Word
- Chọn dòng tên cơ quan ban hành, bấm Ctrl + B, rồi kiểm lại cỡ chữ là 12 hoặc 13.
Trong VanBanCheck: App báo «Không tìm thấy tên cơ quan ban hành văn bản» và nêu nguyên nhân hay gặp nhất: không dòng nào ở phần đầu văn bản được in đậm. In đậm xong, bấm «Kiểm tra lại».
5. Số, ký hiệu viết sai
- Dấu hiệu
- «Số: 5/BNV-VP» thiếu số 0; «Số : 05 / BNV - VP» thừa dấu cách; «SỐ:» viết hoa; dùng gạch nối «-» giữa số và ký hiệu.
- Quy định đúng
- Từ «Số» in thường, sau có dấu hai chấm; số nhỏ hơn 10 ghi thêm số 0 phía trước; ký hiệu in hoa; giữa số và ký hiệu là dấu «/», giữa các nhóm chữ viết tắt là dấu «-», không cách chữ; cỡ 13, đứng. Ví dụ: «Số: 05/BNV-VP».
- Sửa trong Word
- Sửa trực tiếp trên dòng số, ký hiệu. Bấm Ctrl + Shift + 8 (nút ¶ ở thẻ Home) để Word hiện mỗi dấu cách thành một chấm nhỏ, dễ thấy dấu cách thừa.
Trong VanBanCheck: thiếu số 0 và dấu cách trước dấu hai chấm thì App hỏi lại rồi sửa. Các lỗi còn lại App chỉ ra đúng chỗ để bạn sửa. Xem thêm bảng cách viết số, ký hiệu đúng và sai.
6. Địa danh, ngày tháng không in nghiêng hoặc lệch cỡ với Tiêu ngữ
- Dấu hiệu
- Dòng «Hà Nội, ngày … tháng … năm …» viết chữ đứng; Tiêu ngữ cỡ 13 mà dòng ngày tháng cỡ 14; ghi một ngày không có thật, như ngày 31 tháng 4.
- Quy định đúng
- In thường, cỡ 13–14, nghiêng; cùng dòng với số, ký hiệu, canh giữa dưới Quốc hiệu và Tiêu ngữ. Chữ cái đầu của địa danh viết hoa, sau địa danh có dấu phẩy; ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 ghi thêm số 0: «Hà Nội, ngày 05 tháng 01 năm 2020». Cả hai ví dụ về cỡ chữ trong Phụ lục I đều để dòng này cùng cỡ với Tiêu ngữ.
- Sửa trong Word
- Chọn dòng, bấm Ctrl + I, rồi đặt cỡ chữ bằng cỡ của Tiêu ngữ.
Trong VanBanCheck: in nghiêng và cỡ chữ sửa an toàn được. Lệch cỡ với Tiêu ngữ là «Cảnh báo»; ngày không tồn tại là «Lỗi».
7. Trích yếu «V/v» và dòng «Kính gửi» sai kiểu chữ
- Dấu hiệu
- Dòng «V/v …» của công văn in đậm như trích yếu của quyết định, hoặc in nghiêng; dòng «Kính gửi» in nghiêng.
- Quy định đúng
- Trích yếu công văn đặt sau chữ «V/v», in thường, cỡ 12–13, đứng, canh giữa dưới số, ký hiệu và cách 6 pt; Phụ lục I không ghi «đậm» cho dòng này. «Kính gửi» và tên nơi nhận in thường, cỡ 13–14, đứng.
- Sửa trong Word
-
- Chọn dòng «V/v …»; ở thẻ Home, tắt nút B (đậm) và I (nghiêng) nếu đang bật; đặt cỡ 12 hoặc 13.
- Mở hộp Paragraph (mũi tên nhỏ ở góc nhóm Paragraph), đặt Spacing Before là 6 pt.
- Chọn dòng «Kính gửi», tắt nút I.
Trong VanBanCheck: các lỗi này sửa an toàn được. Văn bản của Đảng và của Đoàn có quy định khác (trích yếu công văn in nghiêng), xem thể thức văn bản Đảng, Đoàn, Quân đội.
8. Phần nội dung in nghiêng, không căn đều, thụt dòng hoặc giãn dòng sai
- Dấu hiệu
- Cả đoạn văn xuôi in nghiêng; đoạn căn trái thay vì căn đều; thụt đầu dòng bằng dấu cách; giãn dòng gấp đôi.
- Quy định đúng
- Chữ in thường, đứng, cỡ 13–14, căn đều hai lề; chữ đầu dòng lùi vào 1 cm hoặc 1,27 cm; khoảng cách giữa các đoạn tối thiểu 6 pt; khoảng cách giữa các dòng tối thiểu dòng đơn, tối đa 1,5 dòng.
- Sửa trong Word
-
- Chọn các đoạn nội dung, bấm Ctrl + J để căn đều; tắt nút I nếu chữ đang nghiêng. Xóa các dấu cách dùng để thụt đầu dòng.
- Mở hộp Paragraph. Ở Indentation › Special chọn First line, By gõ «1 cm».
- Ở Spacing, đặt After là 6 pt; Line spacing chọn Single hoặc 1.5 lines. Bấm OK.
Trong VanBanCheck: in nghiêng, căn lề và cỡ chữ sửa an toàn được. Thụt đầu dòng và giãn dòng là «Cảnh báo», App hỏi lại trước khi sửa. Đoạn trong bảng và chú thích ngắn trong ngoặc đơn không bị bắt căn đều hay bỏ nghiêng.
9. Nơi nhận và phần người ký sai cỡ chữ, kiểu chữ
- Dấu hiệu
- Chữ «Nơi nhận» cỡ 14, không nghiêng; danh sách nơi nhận cỡ 13 như phần nội dung; quyền hạn, chức vụ hoặc họ tên người ký không in đậm.
- Quy định đúng
- «Nơi nhận» trên một dòng riêng, sát lề trái, ngang hàng với dòng quyền hạn, chức vụ của người ký, sau có dấu hai chấm; in thường, cỡ 12, nghiêng, đậm. Danh sách in thường, cỡ 11, đứng; dòng cuối «Lưu: VT, …» kết thúc bằng dấu chấm. Quyền hạn, chức vụ in hoa, họ tên in thường; cả ba cỡ 13–14, đứng, đậm.
- Sửa trong Word
-
- Chọn chữ «Nơi nhận:», đặt cỡ 12, bật nút B và I.
- Chọn các dòng bên dưới, đặt cỡ 11, tắt B và I.
- Chọn quyền hạn, chức vụ và họ tên người ký, bật nút B.
Trong VanBanCheck: các lỗi cỡ chữ, kiểu chữ ở phần này sửa an toàn được. Văn bản thiếu hẳn phần «Nơi nhận» thì App báo «Cảnh báo».
10. Thừa, thiếu dấu cách và đoạn trống liên tiếp
- Dấu hiệu
- Hai dấu cách liền nhau giữa hai từ; dấu cách trước dấu phẩy («Hà Nội ,»); thiếu dấu cách sau dấu câu («Hà Nội,ngày»); bấm Enter nhiều lần để tạo khoảng trống.
- Cách viết đúng
- Giữa hai từ chỉ một dấu cách. Dấu phẩy, dấu chấm, dấu chấm phẩy, dấu hai chấm viết liền với chữ đứng trước và có một dấu cách sau. Muốn căn hàng thì dùng tab hoặc căn lề. Khoảng cách giữa các đoạn đặt bằng định dạng đoạn (Nghị định 30: tối thiểu 6 pt), không bằng đoạn trống.
- Sửa trong Word
-
- Bấm Ctrl + Shift + 8 để hiện dấu cách và dấu ¶ cuối đoạn.
- Bấm Ctrl + H. Ô Find what gõ hai dấu cách, ô Replace with gõ một dấu cách, bấm Replace All; lặp lại tới khi Word báo không còn chỗ nào. Bản thảo có chỗ cố ý để trống, như ngày tháng chờ văn thư điền, thì dùng Find Next và Replace từng chỗ.
- Xóa các đoạn trống thừa, rồi đặt khoảng cách ở Paragraph › Spacing.
Trong VanBanCheck: dấu cách thừa, thiếu thì App hỏi lại rồi sửa từng chỗ, không đụng vào số ký hiệu, địa chỉ email hay tên tệp. Chỗ để trống quanh chữ «ngày», «tháng», «năm» trong bản thảo không bị báo. Đoạn trống liên tiếp là «Gợi ý».
Chỗ nào không đủ căn cứ, như đầu trang, chân trang hay hộp văn bản, VanBanCheck ghi «Chưa thể kiểm tra» thay vì đoán. Kết quả sạch chỉ nói về phạm vi đã kiểm tra; văn bản vẫn cần người có thẩm quyền xem xét trước khi ban hành.
Căn cứ: Nghị định 30/2020/NĐ-CP, Phụ lục I (Phần I: thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính). Mục 10 theo quy tắc trình bày VanBanCheck dùng cho mọi hệ kiểm tra.