Khổ giấy, lề trang và phông chữ
Phần quy định chung của Phụ lục I áp dụng cho mọi văn bản hành chính:
| Quy định | Giá trị |
|---|---|
| Khổ giấy | A4 (210 mm × 297 mm) |
| Kiểu trình bày | Theo chiều dài của khổ A4. Văn bản có bảng, biểu mà không làm thành phụ lục riêng thì có thể trình bày theo chiều rộng. |
| Lề trên, lề dưới | Cách mép trên và mép dưới 20–25 mm |
| Lề trái | Cách mép trái 30–35 mm |
| Lề phải | Cách mép phải 15–20 mm |
| Phông chữ | Times New Roman, bộ mã Unicode theo TCVN 6909:2001, màu đen |
| Cỡ chữ, kiểu chữ | Theo từng thành phần, xem bảng dưới |
Mỗi lề là một khoảng chứ không phải một con số: lề trái 30 mm hay 35 mm đều đúng, miễn là nằm trong khoảng cho phép.
Cỡ chữ và kiểu chữ của từng thành phần
Mục V của Phụ lục I ghi loại chữ (in hoa hay in thường), cỡ chữ và kiểu chữ cho từng thành phần. Trong bảng, «đứng» là chữ không nghiêng; thành phần nào phải in đậm thì có thêm chữ «đậm».
Phần đầu văn bản
| Thành phần | Cỡ chữ | Loại và kiểu chữ |
|---|---|---|
| Quốc hiệu «CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM» | 12–13 | In hoa, đứng, đậm |
| Tiêu ngữ «Độc lập - Tự do - Hạnh phúc» | 13–14 | In thường, đứng, đậm |
| Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp | 12–13 | In hoa, đứng |
| Tên cơ quan, tổ chức ban hành | 12–13 | In hoa, đứng, đậm |
| Số, ký hiệu | 13 | Từ «Số» in thường, ký hiệu in hoa; đứng |
| Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành | 13–14 | In thường, nghiêng |
| Tên loại văn bản | 13–14 | In hoa, đứng, đậm |
| Trích yếu của văn bản có tên loại | 13–14 | In thường, đứng, đậm |
| Trích yếu công văn, sau chữ «V/v» | 12–13 | In thường, đứng |
Nội dung, chữ ký và nơi nhận
| Thành phần | Cỡ chữ | Loại và kiểu chữ |
|---|---|---|
| Nội dung văn bản | 13–14 | In thường, đứng |
| Từ «Phần», «Chương» và số thứ tự | 13–14 | In thường, đứng, đậm |
| Tiêu đề của phần, chương | 13–14 | In hoa, đứng, đậm |
| Từ «Mục», «Tiểu mục» và số thứ tự | 13–14 | In thường, đứng, đậm |
| Tiêu đề của mục, tiểu mục | 13–14 | In hoa, đứng, đậm |
| Từ «Điều», số thứ tự và tiêu đề của điều | 13–14 | In thường, đứng, đậm |
| Khoản, điểm | 13–14 | In thường, đứng |
| Quyền hạn của người ký («TM.», «KT.»…) | 13–14 | In hoa, đứng, đậm |
| Chức vụ của người ký | 13–14 | In hoa, đứng, đậm |
| Họ tên người ký | 13–14 | In thường, đứng, đậm |
| Từ «Kính gửi» và tên nơi nhận | 13–14 | In thường, đứng |
| Từ «Nơi nhận» | 12 | In thường, nghiêng, đậm |
| Tên cơ quan, cá nhân sau «Nơi nhận» | 11 | In thường, đứng |
Các thành phần khác
| Thành phần | Cỡ chữ | Loại và kiểu chữ |
|---|---|---|
| Từ «Phụ lục» và số thứ tự của phụ lục | 14 | In thường, đứng, đậm |
| Tiêu đề của phụ lục | 13–14 | In hoa, đứng, đậm |
| Dấu chỉ mức độ khẩn: «HỎA TỐC», «THƯỢNG KHẨN», «KHẨN» | 13–14 | In hoa, đứng, đậm |
| Chỉ dẫn phạm vi lưu hành: «XEM XONG TRẢ LẠI», «LƯU HÀNH NỘI BỘ» | 13–14 | In hoa, đứng, đậm |
| Ký hiệu người soạn thảo và số lượng bản phát hành | 11 | Đứng |
| Địa chỉ cơ quan, thư điện tử, trang thông tin điện tử, điện thoại, fax | 11–12 | In thường, đứng |
| Số trang | 13–14 | In thường, đứng |
Cỡ chữ phải thống nhất
Cỡ chữ không chọn tùy ý cho từng dòng. Chú thích dưới bảng Mục V ghi: «Cỡ chữ trong cùng một văn bản tăng, giảm phải thống nhất», kèm hai ví dụ: Quốc hiệu 13, Tiêu ngữ 14, địa danh và ngày tháng 14; hoặc Quốc hiệu 12, Tiêu ngữ 13, địa danh và ngày tháng 13. Ở cả hai ví dụ, Tiêu ngữ và dòng địa danh, ngày tháng cùng một cỡ chữ.
Trình bày phần nội dung
| Thông số | Quy định |
|---|---|
| Căn lề | Căn đều cả hai lề |
| Chữ | In thường, kiểu chữ đứng, cỡ 13–14 |
| Lùi đầu dòng | 1 cm hoặc 1,27 cm |
| Khoảng cách giữa các đoạn | Tối thiểu 6 pt |
| Khoảng cách giữa các dòng | Tối thiểu dòng đơn, tối đa 1,5 dòng (1,5 lines) |
Căn cứ ban hành và viện dẫn
Căn cứ ban hành viết chữ in thường, nghiêng, cỡ 13–14, đặt dưới tên loại và trích yếu. Mỗi căn cứ một dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy; dòng cuối cùng kết thúc bằng dấu chấm. Căn cứ ghi đủ tên loại, số, ký hiệu, cơ quan ban hành, ngày tháng năm ban hành và trích yếu của văn bản được dẫn; riêng luật, pháp lệnh không ghi số, ký hiệu, cơ quan ban hành.
Lần đầu viện dẫn một văn bản, bạn ghi đủ tên loại, số, ký hiệu, thời gian ban hành, cơ quan ban hành và trích yếu; với luật, pháp lệnh thì chỉ ghi tên loại và tên. Từ lần thứ hai, chỉ cần tên loại và số, ký hiệu.
Phần, chương, mục, điều, khoản, điểm
Văn bản bố cục theo phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm đánh số như sau:
| Cấp | Cách đánh số | Ví dụ |
|---|---|---|
| Phần, chương | Chữ số La Mã, trên một dòng riêng, canh giữa; tiêu đề ở ngay dòng dưới | Phần I, Chương I |
| Mục, tiểu mục | Chữ số Ả Rập, trên một dòng riêng, canh giữa; tiêu đề ở ngay dòng dưới | Mục 1, Tiểu mục 1 |
| Điều | Chữ số Ả Rập, sau có dấu chấm; lùi đầu dòng 1 cm hoặc 1,27 cm | Điều 1. Bản sao văn bản |
| Khoản | Chữ số Ả Rập, sau có dấu chấm | 1. Các hình thức… |
| Điểm | Chữ cái tiếng Việt theo thứ tự, sau có dấu đóng ngoặc đơn | a) Đối với… |
Mỗi phần, chương, mục, tiểu mục, điều đều phải có tiêu đề. Văn bản chỉ chia theo phần, mục, khoản, điểm thì số thứ tự và tiêu đề của mục viết in hoa, đứng, đậm, ví dụ «I. NHỮNG KẾT QUẢ…»; khoản có tiêu đề thì số thứ tự và tiêu đề của khoản in đậm.
Vị trí các thành phần trên trang
Mục IV của Phụ lục I có sơ đồ trang văn bản, mỗi thành phần nằm ở một «ô» được đánh số. Bảng dưới tóm tắt vị trí của từng ô theo lời văn của Phụ lục I. Sơ đồ dựng lại cho trang đầu một công văn có ở bài cách trình bày công văn.
| Ô | Thành phần | Vị trí |
|---|---|---|
| 1 | Quốc hiệu và Tiêu ngữ | Trên cùng, bên phải trang đầu. Tiêu ngữ canh giữa dưới Quốc hiệu, hai dòng cách nhau dòng đơn; dưới Tiêu ngữ có đường kẻ ngang, nét liền, dài bằng dòng chữ. |
| 2 | Tên cơ quan, tổ chức ban hành | Phía trên, bên trái trang đầu, như Mẫu 1.5 của Phụ lục III. Tên cơ quan ban hành canh giữa dưới tên cơ quan chủ quản; dưới có đường kẻ ngang, nét liền, dài 1/3 đến 1/2 dòng chữ. |
| 3 | Số, ký hiệu | Canh giữa dưới tên cơ quan ban hành. |
| 4 | Địa danh và ngày, tháng, năm | Cùng một dòng với số, ký hiệu; canh giữa dưới Quốc hiệu và Tiêu ngữ. |
| 5a | Tên loại và trích yếu | Canh giữa theo chiều ngang văn bản; dưới trích yếu có đường kẻ ngang, nét liền, dài 1/3 đến 1/2 dòng chữ. |
| 5b | Trích yếu công văn | Sau chữ «V/v», canh giữa dưới số, ký hiệu, cách số, ký hiệu 6 pt. |
| 6 | Nội dung | Phần chính của văn bản; căn cứ ban hành (nếu có) đặt dưới tên loại và trích yếu. |
| 7a, 7b, 7c | Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký | Quyền hạn, chức vụ ở ô 7a; họ tên ở ô 7b, canh giữa quyền hạn, chức vụ; chữ ký ở ô 7c. |
| 8 | Dấu, chữ ký số của cơ quan | Hình ảnh dấu trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký số của người ký, về bên trái. |
| 9a | «Kính gửi» | Dùng cho công văn, tờ trình và báo cáo của cấp dưới gửi cấp trên. |
| 9b | «Nơi nhận» | Một dòng riêng, sát lề trái, ngang hàng với dòng quyền hạn, chức vụ của người ký. |
| 10a, 10b | Dấu chỉ độ mật, dấu chỉ mức độ khẩn | Đóng vào hai ô này; dấu chỉ mức độ khẩn dùng mực màu đỏ tươi. |
| 11 | Chỉ dẫn phạm vi lưu hành | Trình bày cân đối trong một khung hình chữ nhật viền đơn. Dấu tài liệu thu hồi cũng đóng vào ô này. |
| 12 | Ký hiệu người soạn thảo, số lượng bản phát hành | Số lượng bản ghi bằng chữ số Ả Rập. |
| 13 | Địa chỉ, thư điện tử, trang thông tin điện tử, điện thoại, fax | Ở trang thứ nhất, dưới một đường kẻ nét liền kéo dài hết chiều ngang vùng trình bày văn bản. |
Đánh số trang
Số trang đánh từ số 1, bằng chữ số Ả Rập, cỡ chữ 13–14, kiểu chữ đứng, đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản. Trang thứ nhất không hiển thị số trang. Phụ lục đánh số trang riêng theo từng phụ lục.
Trong Word (bản tiếng Anh), vào thẻ Insert › Page Number › Top of Page, chọn kiểu số ở giữa (Plain Number 2). Trên thẻ đầu trang, chân trang vừa hiện ra (Header & Footer), đánh dấu «Different First Page» để trang 1 không có số. Chọn con số ở đầu trang, đặt phông Times New Roman, cỡ 13 hoặc 14. Add-in VanBanCheck trong Word cũng có công cụ «Đánh số trang…».
Viết hoa
Có hai lớp quy tắc. Phụ lục I quy định thành phần nào in hoa, thành phần nào in thường. Phụ lục II quy định cách viết hoa trong câu chữ của văn bản.
Trong các thành phần thể thức
- In hoa: Quốc hiệu, tên cơ quan chủ quản và tên cơ quan ban hành, ký hiệu văn bản, tên loại văn bản, tiêu đề của phần, chương, mục, tiểu mục, quyền hạn và chức vụ của người ký, tiêu đề phụ lục, dấu chỉ mức độ khẩn, chỉ dẫn phạm vi lưu hành.
- In thường: Tiêu ngữ, từ «Số», địa danh và ngày tháng, trích yếu, nội dung, họ tên người ký, «Kính gửi», «Nơi nhận».
- Tiêu ngữ: chữ cái đầu của mỗi cụm từ viết hoa; giữa các cụm từ có gạch nối, có cách chữ: «Độc lập - Tự do - Hạnh phúc».
- Địa danh: các chữ cái đầu của địa danh viết hoa, sau địa danh có dấu phẩy: «Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 29 tháng 6 năm 2019».
Trong câu chữ của văn bản
Các trường hợp viết hoa theo Phụ lục II mà VanBanCheck soát, kèm cách viết đúng:
| Trường hợp | Viết đúng |
|---|---|
| Chữ đầu câu | Viết hoa chữ cái đầu của mỗi câu, kể cả câu mở đầu một đoạn. |
| Viện dẫn phần, chương, mục, điều, khoản, điểm | Viết hoa Phần, Chương, Mục, Tiểu mục, Điều; viết thường khoản, điểm: «điểm a khoản 2 Điều 5». |
| Tên loại khi nói đến một văn bản cụ thể | «Quyết định số 15/QĐ-BNV», không viết «quyết định số 15/QĐ-BNV». |
| Tên luật, bộ luật | «Bộ luật Hình sự», «Luật Tổ chức Quốc hội». |
| Tên cơ quan, tổ chức | «Bộ Tài nguyên và Môi trường», «Sở Tài chính», «Văn phòng Chủ tịch nước», «Hội đồng nhân dân tỉnh Sơn La». |
| Tên đơn vị hành chính đặc biệt | «Thủ đô Hà Nội», «Thành phố Hồ Chí Minh». |
| Chức vụ, học vị đứng liền trước tên người | «Phó Giám đốc Nguyễn Văn An». |
| Huân chương, danh hiệu | «Huân chương Sao vàng», «Nghệ sĩ Nhân dân», «Anh hùng Lao động». |
| Ngày lễ, ngày kỷ niệm, ngày tết | «ngày Quốc khánh», «ngày Quốc tế Lao động», «tết Nguyên đán», «tết Trung thu». |
| Sự kiện lịch sử, triều đại | «Cách mạng tháng Tám», «Triều Trần». |
| Thứ trong tuần, tên tháng viết bằng chữ, năm âm lịch | «thứ Hai», «Chủ nhật», «tháng Giêng», «năm Bính Ngọ». |
VanBanCheck báo những chỗ viết hoa chưa đúng ở mức «Cảnh báo» và chỉ sửa khi bạn xác nhận. Chữ trong ngoặc kép và đoạn viết hoa toàn bộ không bị soát.
Viết tắt
- Ký hiệu văn bản gồm chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức (hoặc chức danh nhà nước) ban hành, ví dụ «Số: 15/QĐ-BNV». Riêng công văn, ký hiệu gồm chữ viết tắt tên cơ quan ban hành và chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo hoặc lĩnh vực được giải quyết, ví dụ «Số: 05/BNV-VP».
- Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức và các đơn vị do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định, bảo đảm ngắn gọn, dễ hiểu.
- Tên cơ quan chủ quản trực tiếp được viết tắt những cụm từ thông dụng.
Chữ viết tắt tên loại văn bản
Mục I của Phụ lục III quy định chữ viết tắt cho 27 tên loại văn bản hành chính và 3 loại bản sao:
| Tên loại | Viết tắt |
|---|---|
| Nghị quyết (cá biệt) | NQ |
| Quyết định (cá biệt) | QĐ |
| Chỉ thị | CT |
| Quy chế | QC |
| Quy định | QyĐ |
| Thông cáo | TC |
| Thông báo | TB |
| Hướng dẫn | HD |
| Chương trình | CTr |
| Kế hoạch | KH |
| Phương án | PA |
| Đề án | ĐA |
| Dự án | DA |
| Báo cáo | BC |
| Biên bản | BB |
| Tên loại | Viết tắt |
|---|---|
| Tờ trình | TTr |
| Hợp đồng | HĐ |
| Công điện | CĐ |
| Bản ghi nhớ | BGN |
| Bản thỏa thuận | BTT |
| Giấy ủy quyền | GUQ |
| Giấy mời | GM |
| Giấy giới thiệu | GGT |
| Giấy nghỉ phép | GNP |
| Phiếu gửi | PG |
| Phiếu chuyển | PC |
| Phiếu báo | PB |
| Bản sao y | SY |
| Bản trích sao | TrS |
| Bản sao lục | SL |
Công văn không có trong danh sách này: ký hiệu công văn không mang chữ viết tắt tên loại.
Chữ viết tắt quyền hạn của người ký
| Ghi | Khi nào |
|---|---|
| TM. | Ký thay mặt tập thể; ghi trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức. |
| Q. | Được giao quyền cấp trưởng; ghi trước chức vụ của người đứng đầu. |
| KT. | Ký thay người đứng đầu; ghi trước chức vụ của người đứng đầu. Cấp phó được giao phụ trách hoặc điều hành cũng ký như cấp phó ký thay cấp trưởng. |
| TL. | Ký thừa lệnh; ghi trước chức vụ của người đứng đầu. |
| TUQ. | Ký thừa ủy quyền; ghi trước chức vụ của người đứng đầu. |
Các chữ viết tắt này cùng quyền hạn, chức vụ của người ký viết in hoa, cỡ 13–14, đứng, đậm.
Nơi lưu văn bản
Dòng cuối của phần «Nơi nhận» gồm chữ «Lưu», dấu hai chấm, chữ viết tắt «VT», dấu phẩy, chữ viết tắt tên đơn vị (hoặc bộ phận) soạn thảo và số lượng bản lưu, cuối cùng là dấu chấm. Ví dụ trong Phụ lục I: «- Lưu: VT, TCCB.»
Căn cứ: Nghị định 30/2020/NĐ-CP, Phụ lục I (Phần I: thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính), Phụ lục II (viết hoa) và Phụ lục III (chữ viết tắt tên loại văn bản).