Bốn bộ quy định
Cách nhận ra nhanh nhất là dòng đầu bên phải của trang đầu:
| Khối | Căn cứ | Dòng đầu bên phải |
|---|---|---|
| Nhà nước | Nghị định 30/2020/NĐ-CP | Quốc hiệu và Tiêu ngữ |
| Đảng | Hướng dẫn 05-HD/VPTW ngày 27/5/2026 của Văn phòng Trung ương Đảng | «ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM» |
| Đoàn | Hướng dẫn 29-HD/TWĐTN-VP ngày 29/10/2013 của Ban Bí thư Trung ương Đoàn | «ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH» |
| Quân đội | Thông tư 68/2023/TT-BQP ngày 25/9/2023 của Bộ Quốc phòng, ban hành Quy chế công tác văn thư trong Bộ Quốc phòng | Quốc hiệu và Tiêu ngữ, như văn bản nhà nước |
Các mục dưới nêu những điểm khác chính so với Nghị định 30. Quy định đầy đủ của Nghị định 30 có ở bài thể thức văn bản hành chính.
Văn bản của Đảng
Hướng dẫn 05-HD/VPTW áp dụng cho các cấp ủy, tổ chức, cơ quan đảng từ Trung ương đến chi bộ. Văn bản của Đảng không có Quốc hiệu và Tiêu ngữ; thay vào đó là tiêu đề «ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM».
| Thành phần | Nghị định 30 | Hướng dẫn 05 |
|---|---|---|
| Dòng đầu bên phải | Quốc hiệu in hoa, cỡ 12–13, đứng, đậm; Tiêu ngữ bên dưới | Tiêu đề «ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM»: in hoa, cỡ 15, đứng, đậm; dưới có đường kẻ ngang nét liền dài bằng tiêu đề |
| Tên cơ quan ban hành | In hoa, cỡ 12–13, đứng, đậm | In hoa, cỡ 14, đứng, đậm; ở góc trái, ngang với tiêu đề; phía dưới có dấu sao (*) |
| Tên cơ quan cấp trên trực tiếp | In hoa, cỡ 12–13, đứng | In hoa, cỡ 14, đứng |
| Đánh số văn bản | Số thứ tự văn bản ban hành trong một năm | Ghi liên tục từ số 01 cho mỗi tên loại văn bản trong một nhiệm kỳ cấp ủy |
| Số và ký hiệu | «Số: 05/BNV-VP»: gạch chéo giữa số và ký hiệu, gạch nối giữa các nhóm chữ viết tắt; cỡ 13 | «Số 127-QĐ/TW»: gạch nối giữa số và ký hiệu, gạch chéo giữa tên loại và tên cơ quan; cỡ 14, đứng |
| Ký hiệu của công văn | Không có chữ viết tắt tên loại | Có chữ viết tắt tên loại «CV», ví dụ «Số 138-CV/BTGDVTU» |
| Địa danh, ngày tháng | In thường, cỡ 13–14, nghiêng | In thường, cỡ 14, nghiêng; cân đối dưới tiêu đề |
| Tên loại văn bản | In hoa, cỡ 13–14, đứng, đậm | In hoa, cỡ 15–16, đứng, đậm |
| Trích yếu của văn bản có tên loại | In thường, cỡ 13–14, đứng, đậm; dưới có đường kẻ ngang | In thường, cỡ 14–15, đứng, đậm; dưới có 05 dấu gạch nối ngăn cách với nội dung |
| Trích yếu công văn | Sau chữ «V/v», in thường, cỡ 12–13, đứng | In thường, cỡ 12, nghiêng, ví dụ «về việc chuẩn bị hội nghị trực tuyến…» |
| «Kính gửi» của công văn | In thường, cỡ 13–14, đứng | Từ «Kính gửi» in thường, cỡ 14, nghiêng; tên nơi nhận cỡ 14–15, đứng; đặt ở chính giữa trang đầu |
| Nội dung | Cỡ 13–14; lùi đầu dòng 1 cm hoặc 1,27 cm; giãn dòng từ dòng đơn đến 1,5 dòng | Cỡ 14–15; lùi đầu dòng khoảng 10 mm; khoảng cách dòng từ 18 pt đến 22 pt (Exactly); khoảng cách đoạn tối thiểu 6 pt; kết thúc nội dung bằng dấu chấm |
| Quyền hạn ký | «TM.», «KT.», «TL.», «TUQ.», «Q.» | «T/M», «K/T», «T/L», «Q.»; in hoa, cỡ 14, đứng, đậm |
| Chức vụ người ký | In hoa, cỡ 13–14, đứng, đậm | In hoa, cỡ 14, đứng; Phụ lục 2 không ghi «đậm» như ở quyền hạn và họ tên |
| Họ tên người ký | In thường, cỡ 13–14, đứng, đậm | In thường, cỡ 14, đứng, đậm; không ghi học hàm, học vị, quân hàm, danh hiệu trước họ tên |
| Nơi nhận | «Nơi nhận» cỡ 12, nghiêng, đậm; danh sách cỡ 11 | «Nơi nhận» in thường, cỡ 14, đứng, có gạch chân; danh sách cỡ 12, đứng |
| Lề trang | Trên, dưới 20–25 mm; trái 30–35 mm; phải 15–20 mm | Cố định: trên 20 mm, dưới 20 mm, trái 30 mm, phải 15 mm; in hai mặt thì mặt sau lề trái 15 mm, lề phải 30 mm |
| Số trang | Canh giữa trong lề trên, cỡ 13–14; trang 1 không hiện số | Ở điểm giữa, cách mép trên 10 mm, cỡ 14; trang 1 không hiện số |
| Thông tin liên hệ của cơ quan | Cỡ 11–12 | Cỡ 10 |
Tờ trình của Đảng dùng «Kính trình» thay cho «Kính gửi», cũng cỡ 14, nghiêng. Văn bản của Đảng có thể viết tắt những cụm từ thông dụng, dùng nhiều lần trong văn bản; chữ viết tắt dùng lần đầu phải đặt trong dấu ngoặc đơn ngay sau cụm từ đó.
Văn bản của Đoàn
Hướng dẫn 29-HD/TWĐTN-VP quy định thể thức văn bản của Đoàn TNCS Hồ Chí Minh. Văn bản của Đoàn mở đầu bằng tiêu đề «ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH» ở trang đầu, góc phải, dòng đầu.
| Thành phần | Nghị định 30 | Hướng dẫn 29 |
|---|---|---|
| Dòng đầu bên phải | Quốc hiệu và Tiêu ngữ | Tiêu đề «ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH»; dưới có đường kẻ ngang dài bằng tiêu đề |
| Tên cơ quan ban hành | Phía trên, bên trái | Góc trái, hàng đầu, ví dụ «BAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG»; tên quá dài thì có thể viết tắt «BCH» (Ban Chấp hành) và «TP.» (thành phố) |
| Đánh số văn bản | Số thứ tự văn bản ban hành trong một năm | Ghi liên tục từ số 01 cho mỗi loại văn bản trong một nhiệm kỳ của cấp bộ đoàn |
| Số và ký hiệu | «Số: 05/BNV-VP» | «Số: 245-CV/TWĐTN-VP»: gạch nối giữa số và ký hiệu, gạch chéo giữa tên loại và tên cơ quan, gạch nối trước tên đơn vị tham mưu; ký hiệu in hoa; ngăn với tên cơ quan bằng ba dấu sao (***) |
| Tên loại, trích yếu | Dưới trích yếu có đường kẻ ngang, nét liền | Tên loại in hoa, đứng, đậm, chính giữa; trích yếu chữ thường, đứng, đậm; bên dưới có dấu gạch ngang nét rời |
| Trích yếu công văn | In thường, đứng | Chữ thường, nghiêng, không đậm, dưới số và ký hiệu |
| Nơi nhận ở đầu công văn | «Kính gửi:» | «Kính gửi:» và «Đồng kính gửi:» (nếu có), trên phần nội dung |
| Nội dung | Cỡ 13–14; lùi đầu dòng 1 cm hoặc 1,27 cm; khoảng cách đoạn tối thiểu 6 pt; giãn dòng từ dòng đơn đến 1,5 dòng | Cỡ 14; lùi đầu dòng 1,27 cm; khoảng cách đoạn tối đa 6 pt; giãn dòng từ dòng đơn đến tối đa 1,2 |
| Căn cứ ban hành cuối cùng | Kết thúc bằng dấu chấm | Kết thúc bằng dấu phẩy |
| Nơi nhận | «Nơi nhận» cỡ 12, nghiêng, đậm; danh sách cỡ 11 | «Nơi nhận» cỡ 13, đứng, đậm, ngang hàng với chức danh người ký; danh sách cỡ 11, đứng |
| Lề trang | Trên, dưới 20–25 mm; trái 30–35 mm; phải 15–20 mm | Mặt trước: trên 20 mm, dưới 20 mm, trái 30 mm, phải 20 mm; mặt sau (in hai mặt): trái 20 mm, phải 30 mm |
| Khổ giấy | A4 | A4; một số văn bản đặc thù như giấy giới thiệu, phiếu gửi, phiếu chuyển… trình bày trên khổ A5 |
Đề ký của Đoàn dùng «TM.», «KT.», «TL.» và «Q.» như Nghị định 30. Lời văn của Hướng dẫn 29 không ghi cỡ chữ cho phần đầu văn bản (tiêu đề, tên cơ quan, số và ký hiệu, tên loại, trích yếu), nên bảng trên không nêu các cỡ chữ đó.
Văn bản trong Quân đội
Thông tư 68/2023/TT-BQP được ban hành căn cứ Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Văn bản hành chính trong Bộ Quốc phòng có Quốc hiệu, Tiêu ngữ và các thành phần như văn bản nhà nước. Điểm khác chính: mỗi thành phần chỉ còn một cỡ chữ, thay cho khoảng của Nghị định 30.
| Thành phần | Nghị định 30 | Thông tư 68 |
|---|---|---|
| Quốc hiệu | 12–13 | 13 |
| Tiêu ngữ | 13–14 | 13 |
| Tên cơ quan, đơn vị chủ quản | 12–13 | 13 |
| Tên cơ quan, đơn vị ban hành | 12–13 | 13 |
| Địa danh và ngày tháng (nghiêng) | 13–14 | 13 |
| Tên loại văn bản | 13–14 | 14 |
| Trích yếu của văn bản có tên loại | 13–14 | 14 |
| Trích yếu công văn | 12–13 | 12 |
| Nội dung | 13–14 | 14 |
| «Kính gửi» và tên nơi nhận | 13–14 | 14 |
| Quyền hạn, chức vụ người ký | 13–14 | 14 |
| Họ tên người ký | 13–14 | 14, ghi kèm cấp bậc |
| Dấu chỉ mức độ khẩn | 13–14 | 13 |
| Chỉ dẫn phạm vi lưu hành | 13–14 | 13 |
| Số trang | 13–14 | 14 |
Các điểm giống hệt Nghị định 30: khổ giấy A4, lề trang khi in một mặt, phông Times New Roman, số và ký hiệu cỡ 13, chữ «Nơi nhận» cỡ 12 nghiêng đậm, danh sách nơi nhận cỡ 11, ký hiệu người soạn thảo cỡ 11. Cỡ chữ nào của Thông tư 68 cũng nằm trong khoảng Nghị định 30 cho phép, nên văn bản đúng Thông tư 68 ở các điểm trên thì cũng đúng Nghị định 30; chiều ngược lại thì không.
Thành phần chỉ có ở Thông tư 68
- Cấp bậc trước họ tên người ký: dòng họ tên ghi kèm cấp bậc, ví dụ «Thiếu tướng Bùi Văn A», in thường, cỡ 14, đứng, đậm.
- Vị trí dự kiến độ mật: «TuM» (tuyệt mật), «TM» (tối mật), «M» (mật), in hoa, cỡ 13, đứng, đậm.
- Chỉ dẫn về dự thảo: «DỰ THẢO LẦN …», in hoa, cỡ 13, đứng, đậm.
Kiểm tra theo đúng khối
VanBanCheck có bốn hệ kiểm tra: Nhà nước, Bộ Quốc phòng, Đảng và Đoàn, mỗi hệ theo đúng văn bản quy định của khối đó. Để «Theo văn bản» thì App nhận hệ từ văn bản; khi văn bản có dấu hiệu khác hệ đang chọn, App hỏi bạn xác nhận chứ không tự đoán.
Căn cứ: Nghị định 30/2020/NĐ-CP, Phụ lục I; Hướng dẫn 05-HD/VPTW ngày 27/5/2026 của Văn phòng Trung ương Đảng; Hướng dẫn 29-HD/TWĐTN-VP ngày 29/10/2013 của Ban Bí thư Trung ương Đoàn; Thông tư 68/2023/TT-BQP ngày 25/9/2023 của Bộ Quốc phòng (Phụ lục I của Quy chế công tác văn thư trong Bộ Quốc phòng).