Sơ đồ trang đầu của công văn
Sơ đồ dưới dựng lại bố cục của Mẫu 1.5 (Phụ lục III), vị trí từng ô theo Phụ lục I. Khung nét đứt bao quanh vùng trình bày bên trong lề; số ở góc mỗi khung là số ô trong Phụ lục I.
Các thành phần của công văn
Theo Mẫu 1.5, trang đầu công văn có các thành phần dưới đây. Cỡ chữ và kiểu chữ lấy từ Mục V của Phụ lục I; phông chữ là Times New Roman.
| Ô | Thành phần | Trình bày |
|---|---|---|
| 2 | Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có) | In hoa, cỡ 12–13, đứng |
| 2 | Tên cơ quan, tổ chức ban hành | In hoa, cỡ 12–13, đứng, đậm; dưới có đường kẻ ngang dài 1/3 đến 1/2 dòng chữ |
| 3 | Số, ký hiệu | Cỡ 13, đứng; canh giữa dưới tên cơ quan ban hành |
| 5b | Trích yếu | Sau chữ «V/v», in thường, cỡ 12–13, đứng; cách số, ký hiệu 6 pt |
| 1 | Quốc hiệu và Tiêu ngữ | Quốc hiệu in hoa, cỡ 12–13, đứng, đậm; Tiêu ngữ in thường, cỡ 13–14, đứng, đậm, bên dưới có đường kẻ ngang dài bằng dòng chữ |
| 4 | Địa danh và ngày, tháng, năm | In thường, cỡ 13–14, nghiêng; cùng dòng với số, ký hiệu |
| 9a | Kính gửi | In thường, cỡ 13–14, đứng |
| 6 | Nội dung | In thường, cỡ 13–14, đứng, căn đều hai lề |
| 7a, 7b, 7c | Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký | Quyền hạn, chức vụ in hoa; họ tên in thường; cỡ 13–14, đứng, đậm |
| 8 | Dấu, chữ ký số của cơ quan | Hình ảnh dấu trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký số của người ký, về bên trái |
| 9b | Nơi nhận | Chữ «Nơi nhận» in thường, cỡ 12, nghiêng, đậm; danh sách in thường, cỡ 11, đứng |
Khi cần, công văn có thêm dấu chỉ mức độ khẩn, chỉ dẫn phạm vi lưu hành, ký hiệu người soạn thảo và số lượng bản phát hành, địa chỉ, thư điện tử, điện thoại của cơ quan. Cỡ chữ của các thành phần này có trong bảng thể thức đầy đủ.
Số và ký hiệu
Số của công văn là số thứ tự văn bản cơ quan ban hành trong một năm, đăng ký tại Văn thư cơ quan, ghi bằng chữ số Ả Rập. Ký hiệu của công văn gồm chữ viết tắt tên cơ quan (hoặc chức danh nhà nước) ban hành và chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo hoặc lĩnh vực được giải quyết. Khác văn bản có tên loại như «Số: 15/QĐ-BNV», ký hiệu công văn không có chữ viết tắt tên loại.
- Từ «Số» viết chữ thường, cỡ 13, đứng; sau từ «Số» có dấu hai chấm.
- Số nhỏ hơn 10 phải ghi thêm số 0 phía trước.
- Ký hiệu viết in hoa, cỡ 13, đứng.
- Giữa số và ký hiệu là dấu gạch chéo «/», giữa các nhóm chữ viết tắt là dấu gạch nối «-», không có dấu cách.
| Cách viết | Đúng, sai | Vì sao |
|---|---|---|
Số: 05/BNV-VP | Đúng | Ví dụ trong Phụ lục I |
Số: 12/UBND-VX | Đúng | Ví dụ trong Phụ lục I |
Số: 5/BNV-VP | Sai | Số nhỏ hơn 10 phải có số 0 phía trước |
Số : 05 / BNV - VP | Sai | Thừa dấu cách trước dấu hai chấm và quanh dấu «/», «-» |
SỐ: 05/BNV-VP | Sai | Từ «Số» viết chữ thường |
Số: 05-BNV/VP | Sai | Hai dấu bị đảo; đây là cách ghi của văn bản Đảng |
Trích yếu «V/v»
Trích yếu là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản. Với công văn, trích yếu đặt ở ô 5b, sau chữ «V/v», canh giữa dưới số, ký hiệu và cách dòng số, ký hiệu 6 pt.
Trích yếu công văn viết chữ in thường, cỡ 12–13, kiểu chữ đứng. Phụ lục I không ghi «đậm» cho dòng này, khác trích yếu của văn bản có tên loại (in thường, cỡ 13–14, đứng, đậm). Trích yếu công văn in đậm là lỗi hay gặp.
Văn bản của Đảng và của Đoàn thì khác: trích yếu công văn in nghiêng. Xem thể thức văn bản Đảng, Đoàn và Quân đội.
Kính gửi
Từ «Kính gửi» và tên cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nhận văn bản viết chữ in thường, cỡ 13–14, kiểu chữ đứng; sau «Kính gửi» có dấu hai chấm.
- Gửi một nơi: «Kính gửi» và tên nơi nhận nằm trên cùng một dòng.
- Gửi từ hai nơi trở lên: xuống dòng, mỗi nơi (hoặc mỗi nhóm) một dòng; đầu dòng có gạch đầu dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy, cuối dòng cuối cùng có dấu chấm. Các gạch đầu dòng thẳng hàng với nhau dưới dấu hai chấm.
Nội dung
Nội dung công văn nằm sau phần «Kính gửi» và trước phần «Nơi nhận». Chữ in thường, cỡ 13–14, đứng, căn đều hai lề; chữ đầu dòng lùi vào 1 cm hoặc 1,27 cm; khoảng cách giữa các đoạn tối thiểu 6 pt; khoảng cách giữa các dòng từ dòng đơn đến 1,5 dòng. Bảng đầy đủ các thông số này có ở bài thể thức văn bản hành chính.
Chữ ký và dấu
Phần chữ ký gồm quyền hạn và chức vụ của người ký (ô 7a), chữ ký (ô 7c) và họ tên (ô 7b). Quyền hạn, chức vụ viết in hoa; họ tên viết in thường; cả ba cỡ 13–14, đứng, đậm. Họ tên đặt canh giữa quyền hạn, chức vụ.
- Chữ viết tắt quyền hạn ghi trước tên tập thể hoặc trước chức vụ: «TM.» (thay mặt tập thể), «Q.» (quyền cấp trưởng), «KT.» (ký thay người đứng đầu), «TL.» (thừa lệnh), «TUQ.» (thừa ủy quyền). Xem khi nào dùng chữ nào.
- Trước họ tên người ký không ghi học hàm, học vị và các danh hiệu danh dự khác. Văn bản của đơn vị vũ trang nhân dân và tổ chức sự nghiệp giáo dục, y tế, khoa học có ghi thêm quân hàm, học hàm, học vị hay không do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định.
- Với văn bản điện tử, hình ảnh chữ ký số của người ký màu xanh, định dạng .png nền trong suốt, đặt canh giữa chức vụ và họ tên. Hình ảnh dấu của cơ quan màu đỏ, đúng kích thước thật của dấu, trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký số về bên trái.
Nơi nhận
Công văn có nơi nhận ở hai chỗ. Phần thứ nhất là «Kính gửi» ở đầu văn bản, ghi nơi trực tiếp giải quyết công việc. Phần thứ hai là «Nơi nhận» ở cuối văn bản: dòng đầu là «Như trên», tiếp theo là các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân có liên quan khác.
- Chữ «Nơi nhận» nằm trên một dòng riêng, ngang hàng với dòng quyền hạn, chức vụ của người ký, sát lề trái; sau có dấu hai chấm; chữ in thường, cỡ 12, nghiêng, đậm.
- Danh sách viết chữ in thường, cỡ 11, đứng. Mỗi nơi (hoặc mỗi nhóm) một dòng, gạch đầu dòng sát lề trái, cuối dòng có dấu chấm phẩy.
- Dòng cuối là chữ «Lưu», dấu hai chấm, «VT», dấu phẩy, chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu, kết thúc bằng dấu chấm.
Căn cứ: Nghị định 30/2020/NĐ-CP, Phụ lục I (Phần I: thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính) và Mẫu 1.5 (công văn) của Phụ lục III.